Gestion des documents

La gestion des documents assure que:

• Les documents formant le SMSI sont identifiés
• Leurs règles de diffusion et de conservation sont explicites
• Les procédures sont régulièrement revues

Elle s'appuie sur:

• Des en-têtes de données Strata pour caractériser les documents
• Des règles de gestion exprimées en données Strata pour associer la caractérisation et les règles de diffusion et de conservation
• Des requêtes s'appuyant sur ces règles de gestion pour retrouver les règles applicables à un document donné
• Une classe particulière d'événement pour les revues documentaires

Chaque document est caractérisé par un type de document, un processus de rattachement, et optionnellement le type de données Strata qu'il contient.

Les types et processus possibles sont décrits comme des énumérés Strata dans la page de paramétrage param:doc.

Le type et le processus figurent dans un bloc de données Strata de type doc, situé en début de page juste après son titre.

Ce document de type Structure s'applique au processus Gestion des risques

En utilisant les modèles dynamiques ce bloc de données est présenté sous la forme suivante.

Ce document de type Structure s'applique au processus Gestion des risques
Sa diffusion est limitée à PILOTAGE SMSI.

La première ligne est une simple mise en forme des données saisies, tandis que la seconde se base sur une requête Strata présente dans le modèle template:doc qui recherche la règle de gestion applicable.

Chaque règle de gestion est un bloc de données dans la page de paramétrage param:doc tel que:

<data DocMgt #mgt06>
DocType[enum:::param:doc#doctype]: ENREG
DocProcess[enum:::param:doc#proc]: OPE
DocPType: action
Diffusion: INTERNE
Retention: 6 ans après la fin de l'action
Versioning: Non
</data>

Cet exemple définit les règles de diffusion, de rétention et de conservation des anciennes versions pour un Enregistrement du processus Opérationnel qui serait une page de type Action

Une requête dans le modèle de rendu du bloc doc recherche toutes les règles de gestion applicable au type et au processus de la page courante, puis élimine celles qui ne correspondent à aucun type de données dans la page courante.

<view ?diffusion>
template {
doc#diffusion
}
[[]] TypeDoc: ?type
[[]] Processus: ?proc
?rule is a:DocMgt
?rule DocType: ?type
?rule DocProcess: ?proc
?rule Diffusion:?diffusion
minus {
[[]] is a:?ptype
 ?ptype!=doc
 ?rule DocPType:?rptype
?rptype!=?ptype 
}
</view>

Elle utilise finalement un modèle de rendu pour afficher le résultat sous la forme de texte.

Les politiques et procédures doivent être revues régulièrement.

Pour supporter ceci, on définit parmi les catégories d'événements une catégorie Revue documentaire (RDOC). Les événements de cette catégorie ont, comme tout événement, une date, ainsi qu'un attribut supplémentaire doc qui est la liste des documents revus.

Une requête dans le modèle de rendu du bloc doc recherche tous les événements de type RDOC concernant la page courante, et affiche le plus récent s'il existe.

<view ?date@max>
template {
 doc#revue
}
?evt is a: event
?evt catégorie: RDOC
?evt doc[page]: [[]]
?evt date[date::d/m/Y]: ?date
</view>

<template revue>
<if date>
//Sa dernière revue était le @@date@@.//
</if>
</template>

Les dates de dernière revue sont également extraites et affichées dans la page calculée Liste des documents.